Kapitel 09

Personal & Dienstplan

Personalprofile, Aufgaben, Dienstpläne, Zeiterfassung, Exporte

Überblick

Das Personal-Modul deckt den kompletten Ablauf ab: Personalprofile anlegen → Aufgaben definieren → pro Spieltermin einen Dienstplan erstellen → nach der Veranstaltung Zeiten erfassen → Exporte für Disposition und Lohnabrechnung ziehen.

Personal anzeigen

Unter Personal → Personal anzeigen findest du alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter deiner Firma:

Die Spalte Klassifikation zeigt frei definierbare Kategorien wie „Technik“ oder „Service“ – nach ihnen kannst du filtern, wenn du z. B. für einen Abend noch eine Lichtkraft suchst.

Personalprofil anlegen und bearbeiten

Über Personal → Personal anlegen erstellst du ein Profil:

Neben Stammdaten (Name, Adresse, Kontakt) enthält das Profil:

Beschäftigung – z. B. festangestellt, mit Sozialversicherungsnummer und Eintrittsdatum.
Arbeitszeit & Bezahlung – Stunden-Soll/Monat, Tagessoll (Stunden), Art der Bezahlung (Stundenlohn oder Tagessatz) und der Betrag in Euro. Diese Werte werden beim Erstellen von Dienstplänen zur Orientierung angezeigt und sind die Grundlage der Lohn-Übersicht. Sichtbar sind sie nur für Benutzer mit der Berechtigung „Mitarbeiter-Finanzen einsehen & bearbeiten“ (Kapitel 02).
Klassifikation(en) und Kommentar.

Aus dem Personalprofil heraus kannst du einen Benutzeraccount für die Person erstellen (Rolle „Personal“). Sie erhält ihre Zugangsdaten per E-Mail und sieht dann ihre eigene Ansicht – siehe Kapitel 10. Der Account ist mit dem Profil verknüpft: Dienstpläne und Verfügbarkeiten laufen automatisch zusammen.

Aufgaben

Aufgaben sind die Tätigkeiten, die es bei euch am Veranstaltungstag gibt – z. B. Abendkasse, Einlass, Licht, Ton, Garderobe, Veranstaltungsleitung. Du verwaltest sie unter Personal → Aufgaben Anzeigen / Aufgabe anlegen:

Im Dienstplan weist du jeder eingeteilten Person eine Aufgabe zu – so weiß jeder, wofür er eingeteilt ist.

Dienstpläne

Unter Personal → Dienstplan siehst du alle Spieltermine mit ihrem Dienstplan-Status:

Dienstplan bearbeiten

Öffne einen Termin, um seinen Dienstplan zu erstellen:

Die Seite zeigt oben die Veranstaltungsdetails (inklusive der Ablaufzeiten aus dem Spieltermin – Get-In, Aufbau, Soundcheck, Einlass …). Darunter fügst du Diensteinträge hinzu:

Person und Aufgabe
Dienstbeginn und Dienstende (Soll-Zeiten)
Veranstaltungsleiter – markiert die verantwortliche Person des Abends
Kommentar – z. B. „bringt Schlüssel mit“

Beim Einteilen siehst du die Verfügbarkeits-Rückmeldungen der Mitarbeiter (Zu-/Absagen aus der Mitarbeiter-Ansicht, Kapitel 10).

Zeiterfassung

Nach der Veranstaltung erfasst du unter Zeiterfassung die tatsächlichen Zeiten:

Pro Person stehen sich Geplant (Soll) und Erschienen/Verlassen (Ist) gegenüber; dazu kommen Pausen. Mitarbeiter können ihre Zeiten auch selbst eintragen (Kapitel 10); korrigieren dürfen sie nur Benutzer mit der Berechtigung „Zeiterfassung bearbeiten“. Die Ist-Zeiten abzüglich Pausen sind die Basis für die Lohn-Übersicht.

Exporte

Das Personal-Modul bietet drei Exporte:

Dienstplan-Export – der Dienstplan eines Termins zum Aushängen oder Verschicken.
Crew-Dispo – die Personaldisposition über einen Zeitraum hinweg.
Lohn-Übersicht – erfasste Arbeitszeiten und Beträge pro Person für die Lohnabrechnung (nur mit Finanz-Berechtigung).