Kapitel 11
Dokumentvorlagen
Vorlagen hochladen, Dokumente erzeugen, Platzhalter
Was sind Dokumentvorlagen?
Mit Dokumentvorlagen erzeugst du wiederkehrende Dokumente – Vertragsbestätigungen, technische Rider, Abrechnungsbögen – auf Knopfdruck aus den Daten eines Programms oder Spieltermins. Du lädst einmalig eine Word- (docx) oder Excel-Datei (xlsx) mit Platzhaltern hoch; Venue Timer ersetzt die Platzhalter beim Erzeugen durch die echten Daten.
Es gibt zwei Vorlagentypen:
- Dokument für Programme – wird aus einem Programm heraus erzeugt (z. B. Vertragsbestätigung mit allen Spielterminen).
- Dokument für Spieltermine – wird aus einem einzelnen Spieltermin erzeugt (z. B. Tagesablauf für die Crew).
Vorlagen verwalten
Unter Dokumente → Dokumentvorlagen siehst du alle Vorlagen deiner Firma:
Über Vorlage hochladen fügst du eine neue hinzu:
Wähle den Typ (Programm oder Spieltermin), vergib einen Namen und lade die docx-/xlsx-Datei hoch.
Platzhalter
In der Vorlage schreibst du Platzhalter im Format %platzhalter% direkt in den Text. Die
wichtigsten Gruppen:
| Gruppe | Beispiele | Inhalt |
|---|---|---|
| Firma | %agentur_name%, %agentur_anschrift%, %agentur_plz%, %agentur_stadt%, %agentur_gf_vorname% |
Daten aus dem Firmenprofil |
| Programm | %programm_name%, %programm_klasse%, %programm_info%, %programm_spieltermine%, %programm_miete%, %programm_miete_brutto%, %programm_summe_brutto%, %programm_deal% |
Daten aus dem Programm |
| Termine | %programm_beginn_datum%, %programm_beginn_uhrzeit%, %programm_ende_datum% |
Zeiten der Spieltermine |
| Positionen | %pos_i_beschreibung%, %pos_i_menge%, %pos_i_nettobetrag%, %pos_i_steuersatz%, %pos_i_bruttobetrag% |
Zusatzpositionen (das i steht für die laufende Nummer) |
| Gäste-/Presseliste | %gl_i_vorname%, %gl_i_nachname%, %gl_i_begleiter%, %pr_i_vorname% |
Einträge der Listen |
| Sonstiges | %aktuelles_datum%, %name_bearbeiter%, %email_bearbeiter%, %kunde_i_name% |
Erzeugungsdatum, angemeldeter Benutzer, Kontakte |
Die vollständige Liste aller Platzhalter steht in den Beispielvorlagen zum Herunterladen – jeweils als Word-, Excel- und PDF-Fassung. Dieselben Dateien findest du in der App auf der Dokumentvorlagen-Seite:
- Programm-Vorlage: PDF · Word (docx) · Excel (xlsx)
- Spieltermin-Vorlage: PDF · Word (docx) · Excel (xlsx)
Dokument erzeugen
Die Erzeugung startest du direkt am Programm (bzw. Spieltermin): Im Programm-Formular findest du die Karte „Dokumente und Uploads“, Tab „Dokumente“ – dort sind alle passenden Vorlagen aufgelistet:
Mit einem Klick auf das Word-Symbol erhältst du das ausgefüllte Dokument als docx (weiterbearbeitbar), mit dem PDF-Symbol direkt als PDF – jeweils mit allen Platzhaltern ersetzt durch die Daten des Programms.